こんにちは。まりりんです。
仕事のミスや失敗が多い人の傾向として、仕事への考え方や意識について仕事のミスや失敗が多い理由は進め方にあり！考え方を改善して仕事が出来る存在にの記事でお話しましたが、今回は周りから見られている仕事の出来ない人の特徴と対策を紹介します。
仕事が出来ることに越したことはありませんが、人は見た目もやはり必要で、常に「出来る」社員という意識を周りに放ち続けるということも大切です。
ハッタリと言えばそうですが同じ能力を持つ人が現れて、自信がありそうな話し方をする社員と、
緊張となよなよした自信のなさそうな話しぶりの社員がプレゼンをして仕事を任せようと思ったときあなたならどちらを選びますか？
きっと自信がありそうな社員に仕事を任せようと思うのではないでしょうか。
自信がない人間というのは、それだけでミスをしそうで任せられないと思われがちだと言うことです。
そして仕事を任せられなくなる人は、職場仲間からも少しずつ距離を置かれて孤立していくことになります。
そうならないためにも、ここでは仕事が出来ない人の特徴とその場合の対策についてお話します。
自信のない話しぶりは、その人を何倍にも負け組にする
すでに前述しておりますがミスの多い人というのは、何度も何度も上司や先輩からミスを怒られたり、注意され続けているので自信までも喪失している場合が多いです。
そのためモチベーションが低いというのもありますが、何を聞いても自信がない返事というのが特徴です。
返事を求めても基本的に小さな声で「はい。そうだと思います」「確か、そんな感じです」と全ての会話に保険をかけるような言い方をします。
そのため本当に答えとして間違っていないものであっても信頼されません。
聞いた側からすれば、より分かる社員を探してまた同じことを確認する作業が増えるため、あの人は仕事ができないから最初から聞かないというように言われてしまします。
確かに自信のないことだと小さな声で回答したくなりますが、そうではなくて会話を切り替えす力をつけましょう。
曖昧度によって私が使い分けていた会話方法をご紹介します。
- ほぼ間違いなしで違っても大きな問題ではない場合。
「○○で問題ありません。しかし念のため再度確認して、間違っていればすぐにご連絡します。」
- ほぼ間違いなし、だけれど間違っていると大問題になりそうな場合。
「○○で問題ないと認識しておりますが、間違っているとご迷惑をお掛けしますので、再度確認しご連絡します。」
- あまり自信のない場合。
「申し訳ありません。自信がないので私が確認してすぐにご報告に参ります。」
- 全く分からない場合。
「勉強不足で申し訳ありません。私の担当ではないので詳細は分かりかねます。担当者を探してこちらから連絡させます。」
これはほんの一例ですが、時と場合で使い分けて分からないことであっても
“あなたの仕事のために私もお手伝いします！”
というスタンスで会話を切り替えるのです。
この会話、実は自分が聞く・回答するという仕事を自分で作っていることになるのですが、たったこの手間だけで、やったことのない仕事の一部や情報が見えてくるのです。
上司同士の会話の一部などはまだ非公開の社内情報だったり、導入される新しい試みなどのカケラが落ちていて、それを紐づけると最終的にあなたがその仕事を獲得できるチャンスにもなりかねないです。
なので、これが出来ればまず“仕事のできないやつ”と言われることはないと思います。
そして必ず声は大きめでハキハキ話しましょう。それだけで自信があるように聞こえます。
デスク周りが汚い人は、やっぱり頭も整理整頓できない
自分のデスクが散らかっていると、思っている以上に注意力が散漫しています。
そのため何をしているわけでもない時間も、頭を使っているような状態になり集中力が下がります。
そして仕事でミスが多い人ほどデスクが片付いていないです。
またデスクが散らかっていると、それだけ仕事の効率自体が悪くなります。よくあるのが書類がどの引き出しのどのファイルに入っているのか分からないというもの。
他にもペンや、のり。デスクの上のＰＣ内のフォルダから決まったファイルを探すのもありますよね。
この色々と“探す”という時間を１日に平均でどれだけしているのかご存知でしょうか？実は１日平均３０～４０分程探し物をしているのです。
そんなに探していないと思うかもしれませんが、ちょっとちょっとが積もってこんなにも探す時間となっているのが実態です。
またこんなにも管理が出来ていないということは、大切な書類がどこに保管されているのか分からなくなるというリスクも言えます。
実際に仕事が出来ると言われる人ほどデスクの上は片付いており、何か書類等の提出を求めてもサッと準備をしてくれます。
反対に仕事のミスが多い、また仕事が遅い人はデスクが散らかっていることが多いのです。
書類提出等も必ず「あとで探して持っていきます」という回答。
今、欲しいので声をかけているのに「あとで」って、その時点でこの人は仕事が出来ない人だなとレッテルを貼られます。
デスクの汚さは、自分の今の状況をそのまま映し出しているのです。ミスを減らしたいのであれば、自分のデスクを綺麗に整えることを心がけましょう。
そうすることで頭の中も一緒に整理されるのが実感できますよ。
時間管理が出来ない人は、常に余裕が見当たらない
どんどん仕事が溜まってきたり、いきなり期日の短い仕事がやってくると時間管理が苦手な人はミスを起こしやすいです。
仕事のミスが多い人や仕事が出来ないと言われる人に限って、なぜか余裕がない。
そんなに大きな仕事でなくても、どんどんどんどん仕事が溜まってきたり時間が追ってくると、不安が押し寄せて冷静な判断が出来なくなってしまいがち。
自分が今持っている仕事の全体を把握できず、時間配分と大事な仕事の優先度のつけ間違え、仕事内の重要部分の抜け落ち、そしてミスをするという負のループに陥ってしまうのです。
そのため焦っている時こそ自分を客観的にみて、「まず今ある仕事の全体は？優先順位は？時間配分は？」と自分に問いかけましょう。
それだけでもだいぶ落ち着けると思います。そしてある程度、頭の中で仕事を振り分けれたら優先度の高い仕事から、重要ポイントをしっかり押さえつつ仕事を進めましょう。
また仕事を一度完成させてからミスに気づいて焦ってしまう時に、よりさらにミスを起こしてしまうことはありませんか？
すぐに自分で修正して終われるようなものだと良いですが、すでに上司や他部署に配布されたものや、社外へ出回って迷惑や損失が出てしまったミスになると頭がパニックになって、他の仕事のことなどが頭から吹っ飛んでしまうと思います。
しかし気を付けておかなければ、またさらなるミスを呼びます。
そのためミスに気づいたらすぐに自分の中で、考えましょう。
まずは上司に報告する。上司に対処指示を受けるというのがベストかと思いますが、状況によっては上司が不在という場合もあると思います。
その場合は出来るだけ自分の上司ではなくても周りの先輩社員に相談するのが、冷静になれるポイントです。
誰かに話しながら自分の仕事のミスを認めるのと同時に冷静に対処方法を先輩と確認するのです。
そしてそのミスの対応状況によっては、自分の他の仕事の納期が間に合わないものが出てくるかもしれません。
納期が必ずというものは必ず上司や先輩に相談して、どれを優先させるか判断してもらい協力を得て仕事を進めましょう。
ミスをしてしまったことは仕方ありません。
大丈夫です。誰だって失敗したことって大なり小なりあるもなのです。
怖いのはミスをすると感情的に引きずってしまい、頭がパニックになったりしますが、そうなると冷静な対処が出来なくなりどんどんどんどん負のループに陥ってしまうということなのです。
そうならないためにも自分の感情を上手にコントロールして、最善の対処をすることに意識を注ぐようにしましょう。
そのため自分の感情を上手にコントロールしながら、最善の対処をすることに力を注ぎましょう。
仕事の納期で時間に追われたり仕事でミスをすると焦りがちですが、そういう時こそ落ち着いて立ち止まって、冷静な判断をするようになりましょう。
仕事に変に自信とこだわりがある
「今回は絶対に自信があります！ミスはありません！」と書類を持ってくる後輩がいましたが、だいたいミスがあるのです。
こういう後輩に「仕事で分からないことがあるなら、いつでも聞いてね」と声をかけると「何度も何度も確認したのになぁ…」と本人も残念そうなのです。
そこで後輩と一緒に仕事をしてみたことがありますが、明らかに初めて仕事を教えた時と手順が違っている！
もしくは「出来ます」と答えていたので、特に疑わず任せていたら（ある程度の形で持ってくるのでこちらも気付かなかった）、なんだかすごい面倒な手順で仕事をしているということが分かったことがあります。
なのでまずは、自分のやり方を確認してみてください。
本当に先輩から教えてもらった手順なのか、教えてもらっていないものは本当にそれが正しいものなのか…。
マニュアルがある場合はそれを確認しながら自分の今の方法に抜けがないか再度確認。
そして１番良いのは私のように先輩社員についてもらって、確認しながら業務を進めるというのが良いです。
そうすれば教えてもらっていない、あなたが確立した方法で行っていた業務も「この方法でいいでしょうか？」と確認できます。
もしこのような仕事の方法に間違いがあるなら、ここが分かるだけで次からミスを０にすることが出来ます。
毎回、自信を持って提出した書類やデータに不備がある場合は、少し自分を疑ってみると意外と本当の自信に繋がるかもしれません。
また書類の不備や、お金の管理に不備がないかどうか心配だという人は誰かとダブルチェックするのをおススメします。
人間の目というは本当に不確かな物で「こうだ」と思うと間違っているままを正しいものと思うことがあるのです。
例えば５０００円札を１０枚で５万円の出金をしたとします。けれども実はそれが１万円札で実際は１０万円を金庫から出しました。
でもあなたは５０００円を１０枚だと思い込んでいるので、入出金額が合わない。でも５万円をさっき渡したのに…という冷汗ものの状況に陥るのです。
これは仕事ができるできない、男女がとか年齢や役職がとか全く関係がなく、人間の脳がそういうものなのです。
そのため絶対にミスが許されない場面では、必ずダブルチェックをするよう心がけましょう。
これは自分を守るためにもなるので、特に大量の現金を扱う場合は自分から提案するようにしておきましょう。
もしこれで現金が実際になくなったり、合わなくなった時に自分が責められるのを防ぐことにもなります。
ダブルチェックの際のポイントは、ダブルチェックを担当する相手に情報を自分から伝えないことです。
例えば現金の例でいうと、相手が聞いてもいないのに「私１万円を１０枚出していますよね？」いうと全く意味がありません。
ダブルチェックをする相手もまさか１万円札と５０００円札を間違えるわけないという先入観から良く見ずにスッと封筒などに入れてしまうことがあるのです。
「そんなことありえない」と思われるかもしれませんが、これも人間の脳の仕組みがそうさせているのです
実際に例にあげた小口現金の動きでは経理ではダブルチェックが常に行われています。
新入社員が出金、先輩社員がチラッと確認ＯＫ。
そのまま私の手元にやってきて、数分後２人が青ざめた顔でさっきのお金を確認してほしいというように、思い込みと過信からダブルチェックが機能せずミスが発生した事例があります。
これは受け取った私もすぐに確認しなければならなかったという反省もあり、良く覚えている事例です。
このようなミスを防ぐためには「出金したのでいくらかチェックしてもらってもいいですか？」と聞けば、お札を数えながら先輩社員が１０万円と言い、そこで新入社員が５０００円札を１０枚出したことに気づけるのです。
なさそうなことではありますが、日頃ルーチン業務だとどうしても機能がちゃんとされていない部分もあります。
人間の脳の仕組みを少し疑うこともしつつ、ダブルチェックを行いましょう。
ダブルチェック機能を言えるだけでも、出来ない社員から脱出出来るものですよ！
自分を過信している
先程の話の延長になりますが、仕事をする時は自分のことを信じてはいけません。
人間の脳は「こうだ！」と思い込むとミスに気付くことができなくなるというご紹介をしました。
自分の中の経験や憶測からくる「～のはず。～だ！」という思いが強ければ強いほど、何度チェックしてもミスに気づけなくなるのです。
なので「絶対どこかに間違いがある！」と自分を疑わなければミスに気づくことは難しいのです。
「本当にこれで大丈夫？」「この記憶は本当に間違っていない？」と自分に自問自答させながら確認するようにしましょう。
怖いのは「今日はなんだかミスもなく１日終わりそうだな」と思っている時こそ要注意なのです。
ミスが多い人は、その余裕を醸し出した時になにかをスッと忘れていることが多いのです。
「今日は仕事がやたらとはかどるし、時間にも余裕があるなぁ」と思っていたら、大きな仕事の提出をまるっと忘れていただけだった…なんてこと、あなたは経験ありませんか？？
あまりにも仕事がはかどるときは、すこし立ち止まってスケジュールを確認してみてくださいね。
信用できる上司や先輩がいない
仕事上、少しでも不安や迷うことがあるときは、必ず頼りになる上司や先輩に確認をとるようにしましょう。
新入社員が特にやりがちなのが
「どっちだったか分からない。多分１であっているんだけれど、上司はいないし、いつも聞くＡ先輩は今忙しそうだし…。まぁいっか１でやろう！」
と、勝手な感覚からの自己判断。こういう時に限ってだいたい大きなミスを招いています。
きっと本人も「やっぱりあの時に忙しそうでも先輩に聞けばよかった」と後悔しているのは分かるのですが、出来ればミスする前に一言聞いて欲しかったと思うのが先輩社員の心の内です。
仕事はゲームではありません。そんな２分の１の選択肢のようなことをしていては、
のちのち会社を辞めなければならないようなことをやり兼ねないのです。
若手社員にありがちなミスが起こる状況あるあるとでも言えば良いのでしょうが、周りに確認できる先輩がいないので自己判断した時に限って、ミスに繋がりやすいのです。
だからこそ「こういう時はミスしないためにも先輩に聞こう、これは後回しにして先輩を待とう」と、立ち止まって確認することの重要性を再認識しましょう。
また確認する相手はもちろん指示を出した上司にするのが１番ですが、それが難しい場合は前任や経験者を選びましょう。
それでもいない場合は、待つのが期限があるものは待つのが良いと思います。
相談相手に選んではいけないのが「多分やおそらく」などの曖昧な言葉をつける人。
このパターンの先輩は、このあとこの手順が間違っていても責任はもちろん取らないですし、間違っていることの方が多いと思います。
そのため「～でいいよ、～でＯＫ」と言い切った返事をしてくれる先輩を探しましょう。
まとめ
読む中で、確かにこういうことしているかも・・・？と思うものがあったのではないでしょうか。
もし一つでも当てはまるものがあれば、改善策を行って少しずつミスを減らす努力をしていくことです。
仕事は学校とは違い、仲良しごっこの仲間で成り立つものではありません。
仕事でミスや失敗が多発する人はどんどん仲間からも信用を失ってしまい、最終的には孤立する可能性があります。
また周りから判断されるものには、あなた自身は気づきにくいものもあります。
今回読んだ中に当てはまるものがなくても、なんとなく周りから信頼されていない…と感じる時はこれを元に自分の行動をゆっくりチェックして見てくださいね！
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